TUGAS - TUGAS PANITIA KEGIATAN / JOB DESKRIPSI

Tugas Panitia Kegiatan

TUGAS PANITIA

Steering Committee (SC)

1.       Mencari dan membentuk kepanitiaan OC;

2.       Memberikan pengarahan yang diperlukan kepada OC;

3.       Memantau perjalanan kerja OC;

4.       Memberikan pilihan alternatif solusi atas masalah yang mungkin ditemukan;

5.       Memberikan laporan perjalanan kepanitiaan kepada ketua departemen yang berkaitan dan/atau ketua umum Organisasi;

6.       Bersama ketua dan sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan;

7.       Bertanggungjawab kepada Ketua Umum Organisasi atas pelaksanaan kegiatan

Organizing Committee (OC)

Seluruh personil OC:

• Berhak dan wajib berkoordinasi dengan bidang kerja lainnya dalam kepanitiaan;
• Wajib berpartisipasi aktif untuk menyukseskan segiatan dan memberikan bantuan lintas bidang/divisi/seksi;
• Wajib melaporkan perkembangan kerjanya dalam rapat-rapat/pertemuan kepanitiaan;
• Harus mempertanggungjawabkan segala kegiatan yang telah dan belum dilaksanakan kepada koordinator bidang/divisi/seksi dan/atau ketua pelaksana;
• Berhak dan wajib mengetahui serta terlibat aktif dalam jaringan komunikasi (jarkom) kepanitiaan;
• Berhak menyusun dan meminta alokasi anggaran kepada bendahara kegiatan.

Ketua Panitia

1.       Mengkoordinasikan panitia;

2.       Mengkonsep (secara detail) dan mendistribusikan tugas–tugas kepanitiaan kepada panita yang bersangkutan;

3.       Mencari alternative pemecahan masalah dan membuat keputusan;

4.       Berkoordinasi dengan SC;

5.       Bertanggungjawab kepada SC;

6.       Meminta laporan kepada coordinator sie;

7.       Bersama sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan;

Sekretaris

Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan kesekretariatan dan administrasi:

1.       Membuat proposal dan TOR kegiatan;

2.       Membuat LPJ dan SPJ kegiatan;

3.       Membuat/mengadakan, mengelola dan mengarsipkan berkas-berkas dan hal–hal yang berkaitan dengan kepanitiaan seperti biodata pembicara, dokumentasi, kuitansi, surat perjanjian, surat masuk/keluar selama kepanitiaan;

4.       Berkoordinasi dengan sie kesekretariatan (bila ada);

5.       Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia

Bendahara

1.       Mengatur sirkulasi dan alokasi keuangan untuk seluruh sie;

2.       Membuat laporan keuangan secara tertulis dan menyerahkan kepada sekretaris;

3.       Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia;

Koordinator Seksi

1.       Mengkoordinasikan staff dalam seksi masing–masing;

2.       Bertanggungjawab terhadap penunaian tugas seksinya;

3.       Bersama staff sie membuat laporan kegiatan tiap seksi secara tertulis dan menyerahkannya kepeda sekretaris panitia;

4.       Bertanggungjawab kepada Ketua panitia

Sie Kesekretariatan

1.       Membuat surat seperti: Permohonan pembicara, moderator, Permohonan membuka acara, Permohonan dana, Permohonan kerjasama kepada instansi tertentu,  Peminjaman gedung dan peralatan, Undangan, dsb;

2.       Menyiapkan biodata pengisi acara dan mengarsipkannya;

3.       Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia;

4.       Menyiapkan lembar kesan dan pesan (jika diperlukan);

5.       Menyiapkan sertifikat untuk panitia;

6.       Membuat tanda kepanitiaan (name tag);

7.       Menyediakan lembar komunikasi kepanitiaan

Sie Acara

Mengatur segala hal yang berkaitan dengan acara kegiatan;

1.       Membuat susuna acara (run down) secara detail dan spesifik (memuat waktu, acara, personil in charge, perlengkapan dan tempat)

2.       Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya;

3.       Mengkonsep orang-orang ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan;

4.       Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan;

5.       Menyosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada divisi lain dan pihak-pihak lain yang terkait

Sie HPD (Humas, Publikasi, Dokumentasi)

Bertangung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan penyebaran informasi, dan dokumentasi kegiatan

1.       Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan (dalam bentuk pamflet, leaflet, brosur, spanduk, baleho, poster dsb.) dan menyebarkannya kepada pihak terkait;

2.       Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto, film dsb.;

3.       menjadi contact person kegiatan;

4.       Membantu sie kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan dalam kegiatan

Sie Perlengkapan dan Transportasi

Bertanggung jawab atas segala bentuk perlengkapan dan transportasi yang diperlukan kegiatan

1.       Mengupayakan adanya perlengkapan, tempat dan transportasi yang dibutuhkan kegiatan;

2.       Menjadi operator alat ketika kegiatan berlangsung;

3.       Menjemput peralatan dan pengisi acara jika diperlukan;

4.       Mengurus seluruh biaya perlengkapan dan transportasi

Sie Konsumsi

Mengatur segala hal mengenai konsumsi panitia, peserta dan pengisi acara;

1.       Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalannya;

2.       Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta menyuguhkannya kepda panitia, peserta, dan pengisi acara;

3.       menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan;

4.       Mengurus biaya konsumsi

Sie Keamanan

Menjaga keamanan dan ketertiban acara di dalam dan luar ruangan;

1.       Menertibkan gangguan yang dapat merusak / menghambat jalannya acara;

2.       Berkoordinasi dan bekerja sama dengan pihak berwajib atau satuan pengamanan setempat