Tugas Panitia Kegiatan
TUGAS PANITIA
Steering Committee (SC)
1. Mencari
dan membentuk kepanitiaan OC;
2. Memberikan
pengarahan yang diperlukan kepada OC;
3. Memantau
perjalanan kerja OC;
4. Memberikan
pilihan alternatif solusi atas masalah yang mungkin ditemukan;
5. Memberikan
laporan perjalanan kepanitiaan kepada ketua departemen yang berkaitan dan/atau
ketua umum Organisasi;
6. Bersama
ketua dan sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan;
7. Bertanggungjawab
kepada Ketua Umum Organisasi atas pelaksanaan kegiatan
Organizing Committee (OC)
Seluruh personil OC:
- Berhak dan wajib berkoordinasi dengan bidang kerja lainnya dalam kepanitiaan;
- Wajib berpartisipasi aktif untuk menyukseskan segiatan dan memberikan bantuan lintas bidang/divisi/seksi;
- Wajib melaporkan perkembangan kerjanya dalam rapat-rapat/pertemuan kepanitiaan;
- Harus mempertanggungjawabkan segala kegiatan yang telah dan belum dilaksanakan kepada koordinator bidang/divisi/seksi dan/atau ketua pelaksana;
- Berhak dan wajib mengetahui serta terlibat aktif dalam jaringan komunikasi (jarkom) kepanitiaan;
- Berhak menyusun dan meminta alokasi anggaran kepada bendahara kegiatan.
Ketua Panitia
1. Mengkoordinasikan
panitia;
2. Mengkonsep
(secara detail) dan mendistribusikan tugas–tugas kepanitiaan kepada panita yang
bersangkutan;
3. Mencari
alternative pemecahan masalah dan membuat keputusan;
4. Berkoordinasi
dengan SC;
5. Bertanggungjawab
kepada SC;
6. Meminta
laporan kepada coordinator sie;
7. Bersama
sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan;
Sekretaris
Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan
kesekretariatan dan administrasi:
1. Membuat
proposal dan TOR kegiatan;
2. Membuat
LPJ dan SPJ kegiatan;
3. Membuat/mengadakan,
mengelola dan mengarsipkan berkas-berkas dan hal–hal yang berkaitan dengan
kepanitiaan seperti biodata pembicara, dokumentasi, kuitansi, surat perjanjian,
surat masuk/keluar selama kepanitiaan;
4. Berkoordinasi
dengan sie kesekretariatan (bila ada);
5. Bertanggungjawab
kepada Ketua Panitia
Bendahara
1. Mengatur
sirkulasi dan alokasi keuangan untuk seluruh sie;
2. Membuat
laporan keuangan secara tertulis dan menyerahkan kepada sekretaris;
3. Bertanggungjawab
kepada Ketua Panitia;
Koordinator Seksi
1. Mengkoordinasikan
staff dalam seksi masing–masing;
2. Bertanggungjawab
terhadap penunaian tugas seksinya;
3. Bersama
staff sie membuat laporan kegiatan tiap seksi secara tertulis dan
menyerahkannya kepeda sekretaris panitia;
4. Bertanggungjawab
kepada Ketua panitia
Sie Kesekretariatan
1. Membuat
surat seperti: Permohonan pembicara, moderator, Permohonan membuka acara, Permohonan
dana, Permohonan kerjasama kepada instansi tertentu, Peminjaman gedung
dan peralatan, Undangan, dsb;
2. Menyiapkan
biodata pengisi acara dan mengarsipkannya;
3. Menyiapkan
dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia;
4. Menyiapkan
lembar kesan dan pesan (jika diperlukan);
5. Menyiapkan
sertifikat untuk panitia;
6. Membuat
tanda kepanitiaan (name tag);
7. Menyediakan
lembar komunikasi kepanitiaan
Sie Acara
Mengatur segala hal yang berkaitan dengan acara kegiatan;
1. Membuat
susuna acara (run down) secara detail dan spesifik (memuat waktu, acara,
personil in charge, perlengkapan dan tempat)
2. Bersama
divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya;
3. Mengkonsep
orang-orang ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan;
4. Berfungsi
sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan;
5. Menyosialisasikan
draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada divisi lain dan pihak-pihak
lain yang terkait
Sie HPD
(Humas, Publikasi, Dokumentasi)
Bertangung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan
penyebaran informasi, dan dokumentasi kegiatan
1. Mengkonsep
dan membuat media publikasi kegiatan (dalam bentuk pamflet, leaflet, brosur,
spanduk, baleho, poster dsb.) dan menyebarkannya kepada pihak terkait;
2. Menyediakan,
memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto, film dsb.;
3. menjadi
contact person kegiatan;
4. Membantu
sie kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang
diperlukan dalam kegiatan
Sie Perlengkapan dan Transportasi
Bertanggung jawab atas segala bentuk perlengkapan dan
transportasi yang diperlukan kegiatan
1. Mengupayakan
adanya perlengkapan, tempat dan transportasi yang dibutuhkan kegiatan;
2. Menjadi
operator alat ketika kegiatan berlangsung;
3. Menjemput
peralatan dan pengisi acara jika diperlukan;
4. Mengurus
seluruh biaya perlengkapan dan transportasi
Sie Konsumsi
Mengatur segala hal mengenai konsumsi panitia, peserta
dan pengisi acara;
1. Menyiapkan
dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalannya;
2. Mengupayakan
adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta menyuguhkannya kepda
panitia, peserta, dan pengisi acara;
3. menyiapkan
dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan;
4. Mengurus
biaya konsumsi
Sie Keamanan
Menjaga keamanan dan ketertiban acara di dalam dan luar
ruangan;
1. Menertibkan
gangguan yang dapat merusak / menghambat jalannya acara;
2. Berkoordinasi
dan bekerja sama dengan pihak berwajib atau satuan pengamanan setempat
